Hình thức gửi thư đi nước ngoài không còn xa lạ với tất cả mọi người. Tuy nhiên, thư từ và tài liệu là những thứ rất dễ bị thất lạc. Vậy, làm thế nào để gửi thư ra nước ngoài nhanh chóng và an toàn? Hiện nay, theo nhu cầu của khách hàng có rất nhiều hình thức gửi thư nhanh chóng và kịp thời. Hãy cùng với chúng tôi tìm hiểu cước phí, cách vận chuyển và hình thức đóng gói tiết kiệm nhất trong bài viết dưới đây nhé!
Những loại giấy tờ được gửi đi nước ngoài
Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin, việc gửi thư ra nước ngoài không còn phổ biến. Tuy nhiên, đối với những giấy tờ quan trọng cần gửi bản gốc thì chỉ có một cách duy nhất là sử dụng dịch vụ chuyển phát. Dưới đây là một số tài liệu phổ biến được gửi ra nước ngoài:
- Hợp đồng kinh doanh thương mại bản gốc: Bản gốc hợp đồng thương mại là một tài liệu rất quan trọng đối với một công ty. Nhưng trong trường hợp bất khả kháng, bạn không thể ký kết hợp đồng trực tiếp, bạn có thể gửi bằng chuyển phát nhanh.
- Giấy khai sinh, tài liệu du học hoặc tài liệu nhập cư: Thông thường, ở các công ty tư vấn du học, cách thuận tiện nhất là không nộp hồ sơ trực tiếp cho ứng viên mà chuyển phát quốc tế.
- Tài liệu công chứng không thể scan gửi qua email: Các tài liệu quan trọng không thể dùng scan sao chép chỉ có sẵn cho các lô hàng quốc tế.
Hướng dẫn các cách gửi thư đi nước ngoài
Cách gửi thư đi nước ngoài cũng thông qua quy trình chuyển phát quốc tế thông thường. Tất cả làm theo các bước sau:
Bước 1: Đầu tiên bạn đăng ký gửi hàng qua hotline hay đến trực tiếp công ty có dịch vụ chuyển phát hoặc bạn có thể gửi thư qua bưu điện đi nước ngoài.
Bước 2: Tiếp theo, tiến hành khai báo các thông tin cần thiết. Sau đó chọn Phiếu đăng ký giao hàng. Bạn có thể chọn chuyển nhanh, chuyển chậm hoặc chuyển cấp tốc tùy theo nhu cầu của mình. Phí chuyển chậm rẻ hơn chuyển nhanh. Hoàn tất bước này để cân đo hàng hóa và thanh toán cho dịch vụ giao hàng. Ở bước này, bạn có thể chọn các hình thức thanh toán. Hai hình thức thanh toán phổ biến là thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản.
Bước 3: Cuối cùng là đợi đơn vị thông báo đã gửi hàng thành công. Lúc này, sau khi người nhận ký nhận, việc cập nhật trạng thái đơn hàng đã hoàn tất.
Gửi thư đi nước ngoài sẽ mất bao lâu?
Tùy theo gói dịch vụ mà thời gian giao hàng có thể nhanh hoặc chậm. Thời gian vận chuyển nhanh nhất là hình thức hỏa tốc. Thời gian giao hàng ước tính là 1 đến 2 ngày. Có thể mất từ 7 đến 15 ngày nếu sử dụng dịch vụ vận chuyển thường hoặc lâu hơn tùy thuộc vào địa điểm. Như đã đề cập trước đó, đối với các gói hàng như thư từ, chứng chỉ, tài liệu quan trọng, … chuyển phát hỏa tốc là cách tốt nhất. Hàng hóa là giấy tờ nên hầu như không có bất kỳ phát sinh nào trong quá trình vận chuyển. Vì vậy, thời gian giao hàng nhanh hơn nhiều lần so với vận chuyển hàng hóa thông thường. Vận chuyển hàng hóa yêu cầu thủ tục hải quan phức tạp, nhưng gửi chứng từ ra nước ngoài thì không. Quá trình kiểm tra cũng sẽ không mất quá nhiều thời gian.
Những lưu ý khi gửi thư đi nước ngoài
Có nhiều yếu tố có thể khiến thư từ và tài liệu bị thất lạc hoặc sai địa chỉ. Vì vậy, bạn cần đảm bảo tuân thủ những lưu ý sau để tránh rủi ro.
- Chú ý đến thông tin vận chuyển: Phần này bao gồm tên, địa chỉ và số điện thoại nhận hàng. Không sử dụng những tên thông thường, hay biệt hiệu, nick name… vì khi gửi thư chủ yếu phụ thuộc vào thông tin chính xác của hệ thống. Nếu tên trên tài liệu trùng với tên trên bao bì, người nhận có thể ký xác nhận.
- Với địa chỉ gửi và nhận hàng: Ghi rõ cấp từng đơn vị hành chính: bắt đầu từ số nhà, tên ngõ, tên đường, tên huyện, tỉnh, thành phố. Chuyển phát nhanh giao hàng càng chi tiết thì địa chỉ sẽ được tìm thấy càng nhanh.
- Số điện thoại người gửi và người nhận: Số điện thoại của người gửi cũng cần chính xác. Bởi nếu hàng hóa, thư từ bị thất lạc thì bên vận chuyển vẫn sẽ liên hệ với bạn và tìm cách giải quyết.
Minmax – Đơn vị cung cấp dịch vụ gửi thư đi nước ngoài nhanh chóng chất lượng
Minmax là một trong những đơn vị chuyên gửi thư đi nước ngoài, đã và đang chiếm được lòng tin của khách hàng. Với mạng lưới các điểm giao dịch liên kết với các bưu điện trên toàn thế giới, bạn có thể dễ dàng gửi thư từ, tài liệu… sang các quốc gia khác mà không gặp rắc rối. Khi sử dụng dịch vụ chuyển phát thư của Minmax, chi phí và giá cả được quy định và công khai với khách hàng đảm bảo cạnh tranh nhất. Bạn sẽ được thông báo khi thư của bạn đã được gửi đi để tiện theo dõi. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về dịch vụ gửi thư đi nước ngoài, hãy đến ngay văn phòng công ty để được tư vấn trực tiếp nhé!
Chỉ cần nắm vững những lưu ý này, quá trình gửi thư đi nước ngoài của bạn sẽ được diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng. Mong rằng qua bài viết này, bạn sẽ không còn lo ngại mỗi khi cần gửi tài liệu, chứng từ đi nước ngoài nữa.